HR Experience

La struttura del Workshop

Il workshop è stato strutturato in modo da iniziare ad affrontare come prima cosa gli aspetti strategici più rilevanti fino a definire soluzioni concrete per i bisogni del progetto.

Fase di analisi

Ascolto attivo e raccolta dei bisogni

Il primo passo è stato dedicato a un’analisi approfondita del contesto aziendale, con un focus specifico sulle dinamiche interne, le sfide percepite e i desideri di cambiamento. Abbiamo coinvolto stakeholder di diversi livelli e funzioni, promuovendo momenti di confronto e dialogo in cui ogni voce potesse contribuire a delineare un quadro realistico e condiviso della situazione attuale.

L’ascolto è avvenuto sia attraverso strumenti di facilitazione, sia mediante l’utilizzo di canvas analitici personalizzati. Questa fase ha permesso di fotografare lo stato dell’arte: quali sono i bisogni delle persone? Dove si collocano gli attriti? Quali opportunità di miglioramento si intravedono?

Messa a fuoco dei valori aziendali

Una volta individuati i bisogni, il passaggio successivo è stato quello di allineare le possibili soluzioni ai valori fondanti di Esselunga. Non volevamo infatti progettare solo “per” l’azienda, ma “con” l’azienda e “a partire da” ciò che la rende unica.

La traduzione operativa dei valori si è rivelata un elemento essenziale: non solo come riferimento etico e culturale, ma come bussola progettuale in grado di orientare le scelte, le priorità, il tono delle interazioni e lo stile delle soluzioni proposte.

Stakeholder mapping e analisi dell’ecosistema

Abbiamo poi svolto una mappatura completa degli stakeholder, interna ed esterna, con lo scopo di rappresentare le relazioni, le interdipendenze e i punti di contatto tra le diverse aree e figure aziendali.

La stakeholder map ha permesso di:

• evidenziare i flussi comunicativi e decisionali,

• comprendere meglio il ruolo di ogni attore nel sistema,

• individuare touchpoint strategici da valorizzare in ottica di engagement e miglioramento dell’esperienza lavorativa.

Fase di Progettazione 

Conclusa la fase di analisi, siamo entrati nel cuore del workshop: la fase progettuale. Qui, grazie alla metodologia del design thinking, abbiamo trasformato le intuizioni raccolte in soluzioni visibili, esplorabili e testabili.

Costruzione delle personas

Attraverso sessioni guidate, i gruppi di lavoro hanno sviluppato una serie di personas: rappresentazioni semi-fittizie ma estremamente realistiche di profili-tipo che incarnano i diversi ruoli presenti in azienda.

Le personas sono servite a:

• comprendere comportamenti, bisogni, aspettative di chi vive la realtà aziendale,

• empaticamente mettersi nei panni degli altri, favorendo una progettazione più inclusiva e consapevole,

• evitare soluzioni astratte o disconnesse dal vissuto delle persone.

Experience Map: la mappa dell’interazione

A seguire, ci siamo concentrati sull’esperienza d’interazione con il brand e con i processi interni, utilizzando lo strumento dell’Experience Map. Questa mappa ha permesso di tracciare in sequenza ogni momento significativo vissuto da una persona, prima, durante e dopo un’interazione chiave (ad esempio: onboarding, valutazione, formazione, gestione del feedback…).

I vantaggi di questo strumento:

• evidenziare i punti di forza da potenziare,

• individuare i pain point (momenti critici, confusioni, frustrazioni),

• immaginare interventi migliorativi mirati sulla base dell’esperienza reale.

Mappatura delle soluzioni

L’ultima parte della progettazione ha visto i team impegnati nel costruire una Solution Map, ovvero una rappresentazione visiva delle idee e delle proposte emerse, raggruppate per obiettivi, fattibilità e impatto.

In questa fase, i partecipanti hanno lavorato in modo collaborativo per:

• selezionare le soluzioni prioritarie,

• immaginare prototipi o prime versioni da testare in contesto reale,

• iniziare a delineare le possibili azioni concrete da inserire nella fase di implementazione.

Fase di pianificazione

Definizione dei KPI: misurare per migliorare

Uno degli elementi distintivi del progetto con Esselunga è stata la richiesta – e la volontà condivisa – di non fermarsi all’ideazione, ma andare verso una misurazione dell’efficacia delle soluzioni proposte.

Per questo motivo, insieme all’azienda, abbiamo definito una serie di KPI (Key Performance Indicators) coerenti con gli obiettivi HR e con il livello di engagement desiderato.

Questi indicatori hanno lo scopo di:

• monitorare nel tempo l’impatto delle azioni progettate,

• dare visibilità ai risultati ottenuti,

• favorire un processo di miglioramento continuo e adattivo.

Roadmap quinquennale a sprint

Ultimo, ma non per importanza, è stato il lavoro sulla pianificazione strategica. Piuttosto che un unico piano rigido, abbiamo co-costruito una roadmap quinquennale articolata in sprint progressivi.

Ogni sprint rappresenta una fase testabile, con obiettivi specifici, strumenti di verifica e possibilità di adattamento. Questo approccio ha permesso di:

• trasformare le idee in un piano operativo concreto,

• dare ritmo e visione di lungo periodo al progetto,

• mantenere alta la motivazione del team grazie a piccoli successi progressivi.

Il progetto per Esselunga rappresenta un modello innovativo di gestione delle relazioni interne, in cui la persona torna al centro non solo come risorsa produttiva, ma come individuo portatore di valore umano, sociale e culturale. L’engagement viene così interpretato non come una formula motivazionale da applicare dall’alto, ma come un processo partecipato, che prende forma dai desideri autentici delle persone e dalle opportunità che la tecnologia e il design possono offrire.

In sintesi, “Relazioni informali” è molto più di un progetto HR: è una visione evolutiva dell’organizzazione, capace di generare comunità, connessioni e innovazione a partire dal quotidiano delle persone, e da lì, costruire il futuro.